Privacy-beleid Scouting Ascanen

Scouting Ascanen gebruikt en verwerkt persoonsgegevens. De belangrijkste regels voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonsgegevens moeten worden verwerkt in overeenstemming met de wet. Voor de betrokkenen (degenen van wie de persoonsgegevens verwerkt worden) moet het duidelijk en transparant zijn hoe en waarom de persoonsgegevens verwerkt worden en dat is hier weergegeven.

Verantwoordelijkheid

Een vereniging die de gegevens van haar leden verwerkt heeft verwerkingsverantwoordelijkheid die voortvloeit uit een impliciete bevoegdheid. Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van een rechtspersoon worden verwerkt, dan is de rechtspersoon de verwerkingsverantwoordelijke. Het bestuur van de vereniging is de verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer iemand ondergeschikt is aan de verwerkingsverantwoordelijke of anderszins sprake is van een hiërarchische verhouding, (bijvoorbeeld een lid dat werkt onder de instructies van het bestuur), dan is er geen sprake van verwerkerschap maar is het intern beheer.

Doelen

De doelen voor het verzamelen van persoonsgegevens zijn het lidmaatschap van Scouting Ascanen en Scouting Nederland, het mogelijk maken van deelname aan de activiteiten die door Scouting Ascanen en Nederland worden georganiseerd. De doelen zijn vastgelegd in de algemene informatie en in het inschrijvingsformulier.

De verwerking (inclusief verzamelen) is gebaseerd op twee van de grondslagen van de verordening:

  • De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar/het of een kind (jeugdlid) persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden (lidmaatschap Scouting Ascanen/ Scouting Nederland);
  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is.

Specifiek worden persoonsgegevens vastgelegd ten behoeve van:

  • Beeldmateriaal
  • Financiële gegevens
  • Gebouw verhuurcontracten
  • Gezondheidsformulieren
  • Lidmaatschapsregistratie
  • Presentielijsten
  • Registratie activiteiten

Beeldmateriaal

Toestemming voor beeldmateriaal wordt expliciet gevraagd in de lidmaatschapsregistratie en wordt geregistreerd op het tabblad aanvullende ledengegevens in SOL.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL). De penningmeester van de groep heeft inzicht in de financiële gegevens. Voor SOL zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Gebouwverhuurcontracten

Van de huurders verzamelen wij contact- en persoonsgegevens gegevens zoals overeengekomen in de verhuurovereenkomst. De gegevens van de huurders bewaren wij drie jaar na de huurdatum, daarna worden ze vernietigd.

Gezondheidsformulieren

We hechten veel waarde aan een veilige speelomgeving. Voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of een kamp, is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan allergieën of medicijngebruik, verzekering, huisarts). Per gelegenheid wordt daarom gebruik gemaakt van een formulier/vragenlijst om deze gegevens actueel aanwezig te hebben en deze zijn alleen inzichtelijk voor de (bege)leiding van het desbetreffende team. De lijsten worden in een afgesloten ruimte bewaard en na afloop van de activiteit vernietigd.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie loopt via een digitaal of fysiek formulier. De gegevens worden geregistreerd in het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL). De ledenadministratie, secretaris en penningmeester van de groep hebben inzicht in de gegevens. Voor SOL zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Presentielijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders/verzorgers. In geval van nood kan de begeleiding de ouders/verzorgers van de jeugdleden bereiken. Tevens dienen deze lijsten als presentielijsten om tijdens de activiteiten te controleren wie er aanwezig is. Deze lijsten zijn alleen inzichtelijk voor het desbetreffende leidingsteam en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden aan het eind van een seizoen vernietigd.

Registratie activiteiten

Voor groepsactiviteiten wordt gebruik gemaakt van online registratieformulieren. De gegevens worden in een beveiligde locatie op de webserver bewaard en na de activiteit verwijderd.

Datalekken

Een voorbeeld is het verliezen van een laptop, telefoon of sticky met daarop gegevens (b.v. telefoonnummers en e-mailadressen) van de speltakleden. Een datalek wordt conform het ‘protocol datalekken’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht om de leden te informeren over wat er met hun gegevens is gebeurd.

Rechten

Indien een lid beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageer Scouting Ascanen binnen één maand op dit verzoek. Zo’n verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via de secretaris. Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek, in overleg met de afdeling juridische zaken van Scouting Nederland, in behandeling genomen.